Con este modulo podrás gestionar el registro de nuevos socios y gestión de la cooperativa en Odoo.
Diagrama general y explicación de flujos
El registre de nous socis es realitza en un flux de tres etapes que inclouen 3 notificacions per correu electrònic a la persona candidata. Aquestes tres trameses poden activar-se o no i adaptar el contingut a les necessitats de la vostra comunitat energètica.
- Sol·licitud
Hi ha dues opcions per iniciar el procés:
Opció 1: el candidat a soci omple un formulari web
Opció 2: un gestor de la cooperativa introdueix les dades manualment:
Opció 2.1 : mitjançant el mòdul de Cooperadors
Opció 2.2. : des d’una fitxa de contacte pre-existent a Odoo
En qualsevol dels casos, Odoo enviarà un correu electrònic de confirmació de la sol·licitud (veure plantilla A)
Plantilla correo electrónico A
Asunto:
[Som Comunitat] Solicitud adhesión a Comunidad Energética XX
Hola XX
% if object.payment_mode_id.payment_method_id.code == ‘sepa_direct_debit’:
Tu petición de alta como persona socia en la Comunidad Energética XX está en trámite!
En breve giraremos un recibo bancario a tu cuenta XX para el cobro de la aportación obligatoria inicial XX€
Una vez hayamos podido tramitar este cobro, recibirás un correo final de bienvenida donde ya te proporcionaremos tu número de socia que te vinculará con la Comunidad Energética XX
% endif % if object.payment_mode_id.payment_method_id.code != ‘sepa_direct_debit’:
Tu petición de alta como persona socia en la Comunidad Energética XX está en trámite! Para completar el proceso es necesario realizar el ingreso bancario del importe que te indicamos a continuación:
- Aportación inicial: XX-- €
- Número de cuenta: XX
- Beneficiario: XX-
- Concepto: –indica tu nombre y apellidos–
Una vez realizado el ingreso, puedes enviarnos el justificante de pago respondiendo este mismo correo electrónico o escribiendo a XX
¡Muchas gracias y hasta pronto!
- Validació
Les sol·licituds han de ser validades per part del gestor de la cooperativa. La validació genera tres processos a Odoo:
– Es crea un document comptable (factura confirmada) amb l’aportació al capital social prevista i queda en estat “Obert” (pendent de pagament)
– Si no existia, es crea una fitxa de contacte per al futur soci, que rep la condició de “candidat a soci”.
– S’envia un correu electrònic al candidat amb el document de participació al capital social de la cooperativa i les instruccions de pagament (veure plantilla B)
Plantilla correo electrónico B
Asunto:
[Som Comunitat] Solicitud adhesión a Comunidad Energética XX
Hola XX
% if object.payment_mode_id.payment_method_id.code == ‘sepa_direct_debit’:
Tu petición de alta como persona socia en la Comunidad Energética XX está en trámite!
En breve giraremos un recibo bancario a tu cuenta XX para el cobro de la aportación obligatoria inicial XX€
Una vez hayamos podido tramitar este cobro, recibirás un correo final de bienvenida donde ya te proporcionaremos tu número de socia que te vinculará con la Comunidad Energética XX
% endif % if object.payment_mode_id.payment_method_id.code != ‘sepa_direct_debit’:
Tu petición de alta como persona socia en la Comunidad Energética XX está en trámite! Para completar el proceso es necesario realizar el ingreso bancario del importe que te indicamos a continuación:
- Aportación inicial: XX-- €
- Número de cuenta: XX
- Beneficiario: XX-
- Concepto: –indica tu nombre y apellidos–
Una vez realizado el ingreso, puedes enviarnos el justificante de pago respondiendo este mismo correo electrónico o escribiendo a XX
¡Muchas gracias y hasta pronto!
- Pagament
Periòdicament, els extractes bancaris vinculats al compte bancari de la cooperativa s’han d’importar a Odoo (o codificar-los manualment) al mòdul “Facturació”. Això permet conciliar els pagaments rebuts amb les sol·licituds de participació al capital dels candidats.
Quan es registra el pagament el candidat esdevé soci, el sistema li assigna el número de soci (sequèncial) i s’envia un tercer correu (Veure plantilla C)
Plantilla correo electrónico C
Asunto:
Bienvenida a la Comunidad Energética XX!
Hola XX,
Te damos la bienvenida a la Comunidad Energética XX!
¡Has finalizado correctamente el proceso de alta y ya eres plenamente socio/a de nuestra comunidad!
Tu número de socio/a es el: XX
Para cualquier duda puedes responder a este mismo correo electrónico.
¡Salud y hasta pronto!
⚙️ [ES] Configuraciones Básicas
Desactivar envíos automáticos por correo electrónico
1. Alta de Socias
Aquí se describe el proceso de nuevas altas individuales en la comunidad energética. En el caso de que vuestra comunidad ya cuente con socios registrados, es posible hacer una importación inicial a partir de una tabla con los datos existentes. Si este es vuestro caso, poneros en contacto con el equipo de soporte para acompañaros en el proceso.
Opción 1: el futuro miembro rellena un formulario online
La solicitud de participación la envía la persona que desea convertirse en miembro mediante el formulario en línea de Odoo.
Este es el ejemplo para una persona privada
https://erp-prod.somcomunitats.coop/es/become_cooperator?odoo_company_id=29
Este es el ejemplo para una empresa
https://erp-prod.somcomunitats.coop/es/become_company_cooperator?odoo_company_id=29
Aportacions diferenciades entre persones físiques i persones jurídiques
Per defecte en la creació de l’Odoo per a cada CE es crea una aportació al capital social única que serveix tant per a persones físiques com a jurídiques. És possible configurar aportacions diferents per a cada tipus de persona. Si és el vostre cas aviseu a l’equip d’atenció o al de suport d’aquesta circumstància o indiqueu-ho al formulari de dades públiques. En aques cas caldrà configurar dos productes diferents per a cada cas. A la configuració del producte, a la pestanya «Informació aportació» cal activar la configuració corresponent a si és disponible només per a persones físiques o per a persones jurídiques.
Amb aquesta configuració cada un dels fomularis generarà una alta diferent per a cada un dels casos.
Todos los campos de datos de este formulario son obligatorios, se comprueba el IBAN y DNI
El solicitante recibe un correo electrónico con solicitud de adhesión a la entidad. En el caso de una persona jurídica, este correo electrónico se envía tanto al correo electrónico de la empresa como al correo electrónico de contacto registrado.
Ver como desactivarlo
Ver plantilla correo electrónico (A) aquí
Asunto:
[Som Comunitats] Solicitud adhesión a Comunidad Energética XX
Hola XX,
Gracias por rellenar el formulario y solicitar la adhesión a la Comunidad Energética.
En las próximas semanas nos pondremos en contacto contigo para indicarte los siguientes pasos.
Aquí tienes una copia de los datos que hemos recibido:
- Comunidad: XX
- Nombre: XX
- Apellidos: XX
- NIF/CIF: XX
- Dirección: XX}
- Código postal: XX
- Ciudad: XX
- País: XX
- Correo electrónico: XX
- Teléfono: XX
- Género: XX
- Fecha creación: XX
- Idioma: XX
- Importe aportación inicial: XX
% if object.payment_mode_id.payment_method_id.code == ‘sepa_direct_debit’: - Cuenta bancaria: XX
- Autorizo giros bancarios a esta cuenta: SI o NO
% endif
Seguimos en contacto para cualquier duda.
Recursos y FAQs
Atentamente,
El resultado de completar el formulario aparece en el backend, en el módulo Gestión Societaria → Gestión de aportaciones → Solicitudes.
Observaciones:
- Al escribir un NIF en el formulario web, el número se reescribe sin signos de puntuación ni espacios para reconocer una adquisición de aportaciones anterior y evitar la creación de un socio duplicado.
Opción 2: el administrador de la cooperativa ingresa los datos manualmente
También es posible ingresar la solicitud de participación manualmente sin utilizar el formulario web. En este caso, se encarga de ello uno de los administradores de la cooperativa, a quien se le han asignado los permisos. Los distintos permisos de usuario se solicitan a través de soporte@somcomunitats.coop
Para hacer esto: - En el módulo Gestión societaria → Gestión aportaciones → Solicitudes .
Haga clic en el botón Crear. Se mostraran todos los campos de la solicitud (son los mismos campos que en el formulario web).
Caso 1: Persona privada
Nombre, Apellido, NIF/CIF, etc.
Ingrese todos los campos excepto el campo Socia, que se completa automáticamente si ya existe una socia con el mismo NIF / CIF.
Observaciones:
- Al escribir un NIF / CIF el sistema valida el formato. Podéis validar un NIF / CIF en esta web
Si no conoce el número de cuenta, deberá hacer clic en Saltarse el control de IBAN para permitir que se valide la solicitud sin el mismo.
Caso 2: entidad jurídica
Los campos enmarcados en rojo se refieren al representante de la empresa, los demás a la empresa. Así se crean dos datos de contacto, uno de la persona jurídica y otro de su representante como persona física.
Si no conoce el número de cuenta, deberá hacer clic en “Saltarse el control de IBAN” para permitir que se valide la solicitud sin el mismo.
Haga clic en el botón Guardar para completar el registro.
En el cas que s’hagin configurat aportacions diferents entre persones físiques i persona jurídica és important triar l’aportació correcta vinculada a les persones jurídiques.
1.2 Validación
En el módulo Gestión Societaria → Gestión aportaciones → Solicitudes
Las nuevas solicitudes tienen el estado Borrador.
Haga clic en Validar para validar la solicitud.
La confirmación de la solicitud dará lugar a la creación de una petición de capital basada en la información proporcionada.
Después de la validación, ya no es posible editar la solicitud de participación.
Ver como desactivarlo
Ver plantilla correo electrónico (B) aquí
Asunto:
[Som Comunitat] Solicitud adhesión a Comunidad Energética XX
Hola XX
% if object.payment_mode_id.payment_method_id.code == ‘sepa_direct_debit’:
Tu petición de alta como persona socia en la Comunidad Energética XX está en trámite!
En breve giraremos un recibo bancario a tu cuenta XX para el cobro de la aportación obligatoria inicial XX€
Una vez hayamos podido tramitar este cobro, recibirás un correo final de bienvenida donde ya te proporcionaremos tu número de socia que te vinculará con la Comunidad Energética XX
% endif % if object.payment_mode_id.payment_method_id.code != ‘sepa_direct_debit’:
Tu petición de alta como persona socia en la Comunidad Energética XX está en trámite! Para completar el proceso es necesario realizar el ingreso bancario del importe que te indicamos a continuación:
- Aportación inicial: XX-- €
- Número de cuenta: XX
- Beneficiario: XX-
- Concepto: –indica tu nombre y apellidos–
Una vez realizado el ingreso, puedes enviarnos el justificante de pago respondiendo este mismo correo electrónico o escribiendo a XX
¡Muchas gracias y hasta pronto!
En la solicitud y en el miembro se agrega una pestaña que muestra la lista de sus solicitudes y su estado. Solicitud capital social:
Nuevo miembro - personas jurídicas
Para las personas jurídicas, existe una persona de contacto que figura en la solicitud de la empresa. Una vez confirmada esta solicitud, se creará un formulario de contacto para esta persona, a la que se le otorgará la condición de representante de la empresa.
Es importante comprobar si ambos formularios de contacto están conectados.
Para hacer esto:
- Ir al formulario de contacto del representante legal.
Se debe marcar el campo de representante legal en el formulario de contacto del representante.
- Acceder al formulario de contacto de la empresa.
El representante deberá estar registrado como representante en el formulario de contacto de la empresa.
Todos los representantes de la empresa son visibles a través del menú correspondiente “Gestión societaria” tan pronto como la empresa haya pagado sus acciones y, por lo tanto, se hayan convertido en miembros efectivos (y no en candidatos).
Imposible confirmar la solicitud.
Si faltan los datos bancarios y aún deseas validar la solicitud, puedes marcar la casilla “Omitir verificación” en la solicitud:
1.3 Pago
En esta fase, la persona pasa de solicitante a miembro.
Una vez registrado el pago, se le otorgara un numero, aparecerá como miembro efectivo y se incorporará al libro de socias.
Si desea recrear un histórico debe registrar el pago por el orden deseado, el numero de socia es incremental y se otorga por orden de pago.
Ver como desactivarlo
Ver plantilla correo electrónico (C) aquí
Asunto:
Bienvenida a la Comunidad Energética XX!
Hola XX,
Te damos la bienvenida a la Comunidad Energética XX!
¡Has finalizado correctamente el proceso de alta y ya eres plenamente socio/a de nuestra comunidad!
Tu número de socio/a es el: XX
Para cualquier duda puedes responder a este mismo correo electrónico.
¡Salud y hasta pronto!
Hay varias formas de registrar un pago en Odoo:
Opción 1: si la contabilidad se maneja en Odoo
Si realiza toda su contabilidad en Odoo, es ideal importar regularmente los extractos bancarios de cuenta bancaria.
Por cada ingreso/gasto en la cuenta bancaria, debes realizar una conciliación con un asiento contable en Odoo.
Para obtener más información sobre la gestión de bancos, consulte el Tutorial: Gestión de la contabilidad, Registrar pago.
Opción 2: si la contabilidad no se maneja en Odoo
Para hacer esto: - En el módulo Gestión societaria → Gestión aportaciones → Registro de pago
- Buscar la factura que corresponde al solicitante.
- Haga clic en Registrar pago.
- Seleccione el método de pago [manual] Manual entrante (inbound) y confirme Crear pago. La factura ahora está en estado Pagada.
Si más adelante las transacciones bancarias quiere llevarlas con odoo, aún puede realizar el registro real de la factura.
1.4 El solicitante se convierte en miembro.
2. Aumentar aportación
Opción 1: la socia rellena un formulario online
La solicitud de aumentar la aportación la envía la socia mediante el formulario en línea de Odoo.
Este es el ejemplo para una persona privada
https://erp-prod.somcomunitats.coop/es/voluntary_share?odoo_company_id=29
Opción 2: el administrador de la cooperativa ingresa los datos manualmente
Según el NIF / CIF, Odoo vincula automáticamente a la persona correcta que ya existe en Odoo.
Si la casilla Ya soy socia está marcada, asegúrese de que el tipo diga Incrementar número de aportación en lugar de Nueva socia.
Si este no es el caso, deberá modificar la solicitud de participación.
Haga clic en Editar en la esquina superior izquierda.
Busque el miembro existente en el campo Socia.
Tipo: Seleccione Incrementar número de aportación.
Revise manualmente la solicitud antes de validarla.
Si el paso anterior no se realizó correctamente, es posible que se dupliquen 2 contactos en Odoo para una misma persona. Consulte este punto para resolver problemas duplicados.
Se crea una petición de capital con el estado Abierto
3. Devolución aportación de capital o Baja socia
Hay que tener en cuenta que para dar de baja una socia debemos realizar dos operaciones diferentes. Una es la devolución del importe y la otra corresponde a la parte societaria para que no conste la aportación societaria.
3.1 Parte societaria
El proceso económico no resta ni da de baja al socio de la lista de socios de la cooperativa. Para ello hay que ir al menú de Gestión aportaciones ‣ Solicitud operación
- Crear
- Elegir la opción Tipo de aportación (Devolución)
- Buscar al socio y asignarlo
- Informar correctamente el tipo de aportación a devolver.
- Indicar el Número de aportaciones
- Asegurarse de que Importe operación coincide con el importe total a devolver
- Guardar lo deja en borrador
- Publicar lo pasa en En espera
- Aprobar deja el estado en aprobado y
- Ejecutar hace efectiva la baja
Hay que tener en cuenta que este proceso enviará un correo que notifica la modificación de la participación en la cooperativa. Recomendamos desactivar las notificaciones de mail para evitar confusiones a la gente…
Hay otros tipos de operación en el módulo (Transacciones: reventa, transferencia, conversión) Estas transacciones no aplican con la legislación Catalana y, por tanto, mientras no las sacamos del módulo hay que evitar utilizarlas.
3.2. Parte económica
Cuando se dio de alta la socia, se emitió una factura que quedó registrada en la contabilidad. Para devolver el capital al socio es necesario crear una factura rectificativa. Para ello es necesario:
- Ir al registro de pagos y buscar la factura que se le hizo para el socio en cuestión.
- Hacer clic sobre la factura para abrirla y pulsar sobre el botón Añadir factura rectificativa.
- Usar diario específico Capital Social, Añadir la Razón “Baja de la cooperativa” o lo que convenga y modificar la fecha si es necesario. Por defecto pone la de hoy. Opcionalmente, puede poner una fecha para la contabilidad distinta de la del abono.
- Esto crea un abono en borrador. Puede abrirlo y completar los datos que convengan. Por ejemplo el método de pago y la fecha. Cuando esté todo a su gusto, Confirmar la factura.
- Una vez hecho efectivo el retorno del capital social, debe registrar el pago, ya sea de forma manual o si nunca ha llegado a pagar la factura de origen, puede conciliar compensando con la factura anterior.
4. Transferir aportacions al capital social a un altra persona (pot ser sòcia o no)
En el cas de que calgui fer un traspàs d’una aportació del capital social d’un soci a una altra persona cal generar una Operació de transferència. En el cas que la persona donant traspassi totes les serves aportacions es convertirà en un soci antic (old cooperator) En cas contrari es mantindrà com a soci actiu.
Cal tenir en compte que cal gestionar la part societària i la part comptable de forma independent.
El receptor de les participacions, en el cas de que no ser ja soci, es converteix automàticament en soci actiu i se li assigna el seguent número de soci disponible.
4.1 Part societària
Anar a Gestió d’aportacions ‣ Sol·licitut d’operació
- Crear
- Elegir la opción Tipo de aportación (Transferir)
- Buscar al socio donante y vincularlo
- Si la persona que recibe las aportaciones aún no es socia, se deberá marcar la casilla El receptor/a no es socio/a. Se mostrarán campos adicionales para ingresar al nuevo miembro. (Si es dona el cas que ja existeix una fitxa de contacte d’aquest persona a l’Odoo, el procés en generarà una segona que caldrà fusionar amb la nova per a evitar duplicats.)
- En caso contrario, seleccione la socia a la que se le transferirá la aportación en el campo Transferir hacia.
- Informar correctamente el tipo de aportación a transferir.
- Indicar el Número de aportaciones
- Asegurarse de que Importe operación coincide con el monto total a transferir
- Guardar lo deja en borrador
- Publicar lo pasa en En espera
- Aprobar deja el estado en aprobado
- Ejecutar, hace efectiva la transferencia
Una vegada finalitzat, comproveu que l’estat dels socis sigui el que esperàveu.
Hay otros tipos de operación en el módulo (Transacciones: reventa, devolución, conversión) Estas transacciones no aplican con la legislación Catalana y, por tanto, mientras no las sacamos del módulo hay que evitar utilizarlas.
4.2. Parte económica
Cuando se dio de alta la socia, se emitió una factura que quedó registrada en la contabilidad. Para transferir el capital al socio es necesario crear un apunte contable que refleje esa transferencia. Para ello es necesario:
- Ir al Facturación/Contabilidad → Contabilidad > Asientos contables
- Crear un nuevo asiento contable.
- Añadir una referencia “Transferencia de Capital social” o lo que convenga y modificar la fecha si es necesario. Por defecto pone la de hoy. Opcionalmente, puede poner una fecha para la contabilidad distinta de la de hoy.
- Agregar una línea de apunte contable.
- Seleccionar la cuenta contable 100000 Capital social, seleccionar la empresa" que se refiere a la socia emisora, Añadir una etiqueta “Transferencia de Capital social” o lo que convenga e Introducir el importe a transferir en debe.
- Agregar otra línea de apunte contable con la socia receptora y el importe transferido en haber
El asiento debe quedar de la siguiente manera, con las socias e importes en cuestión
- Publicar
