Documentación relacionada con Facturación / Contabilidad
1. Contabilidad i Tributario básico
2. Bancos
2.1 Conciliación bancaria
2.1.1 Importar extractos bancarios en formato norma 43 (.n43)
¿Qué es la Norma 43?
La Norma 43 AEB (Asociación Española de Banca) o C43, es un archivo seguro que utilizan los bancos para darte todo tu información de las transacciones. Establece las reglas y estándares para la transmisión de extractos de cuentas corrientes. Se utiliza principalmente para llevar a cabo la conciliación bancaria, comparando los movimientos en las cuentas bancarias de una entidad con su información contable.
Videotutorial-
Vaya al modulo de Facturación / Contabilidad → Tablero
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Haga clic en Importar (OCA) para la cuenta correspondiente:
Descargue de su banco el archivo con Norma 43 que desea importar. Luego haga clic en Importar y ver.
Odoo muestra el extracto bancario importado. Haga clic en la línea del estado de cuenta para ver los detalles de la transacción.
Puedes comprobar que el saldo final que sale del CODA corresponde al saldo final calculado por el software (que se muestra a la derecha):
Para acceder a la lista de todos los extractos, simplemente haga clic en el nombre del diario bancario en el panel:
Esto mostrará una lista de todos los extractos bancarios ya importados.
Debes asegurarte de que el saldo inicial del extracto bancario corresponda al saldo final del extracto anterior (¡para evitar olvidar transacciones!).
En el momento en que se importa un extracto bancario, los asientos contables se generan en una cuenta transitoria general.
2.2 Proceso de conciliación bancaria
Una vez importado el extracto, vamos la pantalla de conciliación en Odoo.
En el tablero, haga clic en Concilair X Elementos
Automáticamente sugiere la conciliación de facturas de gastos y de ingresos, ya que son de la misma fecha y del mismo importe.
Si por alguna razon no encuentra automáticamente ninguna casamiento cliente/proveedor, debemos elegir elegir una contrapartida con el mismo importe en negativo, ya nos habilita el botón de Conciliar con lo que ya podemos finalizar cada importe.
En color azul nos indica que el pago de la factura ya fue registrada anteriormente manualmente.
3 Creación modos de pago
3.1 Pago con tarjeta de crédito
Creación de una cuenta contable.
Es recomendable crear una cuenta contable por cada tarjeta de crédito, ya que así podremos tener diferenciado el saldo de cada una y nos será más sencillo conciliar a final de mes cuando nos hagan llegar el cobro agrupado de todos los gastos/facturas.
La cuenta asignada, preferiblemente debería ser una subcuenta de la 520100 (Deudas a corto plazo por crédito dispuesto).
NOTA: No debemos olvidar marcar la opción “Permitir conciliación”. La necesitaremos para conciliar los pagos con tarjeta de crédito, una vez nos cobren los correspondientes importes (+ posibles comisiones) en nuestra cuenta bancaria.
Creación de un diario de tarjeta de crédito.
Para llevar a cabo este apartado, nos dirigiremos al módulo de Facturación/Contabilidad y accederemos al menú Configuración → Contabilidad → Diarios.
Hará falta crear el nuevo diario de tarjeta de crédito y le especificaremos la configuración general mostrada en la captura.
Se debe especificar que se trata de un diario del tipo “banco” y en las cuentas deudoras y acreedoras por defecto, deberemos especificar la cuenta contable escogida para especificar los movimientos de las tarjetas de crédito.
En las pestaña de pagos salientes, escoge la cuenta 5201X para esos pagos.
NOTA: Crearemos un diario por cada tarjeta de crédito.
Creación del modo de pago Tarjeta de crédito.
- 1Crear lel modo de pago Tarjeta de crédito, podemos encontrar la opción en Configuración → Administración → Modos de pago.
- 2 Asignación de lacuenta contable específica, para llevar a cabo el correspondiente registro de los movimientos y la operativa diaria.
- 3 Creación del diario especifico de tarjeta de crédito: Para segmentar correctamente los pagos.
3.2 Pago de facturas de proveedor con tarjeta de crédito
Una vez creado el modo de pago. En el módulo de facturación, crearemos una factura de proveedor con las correspondientes líneas de factura.
Una vez validada la factura, deberemos registrar un pago. Para ello, podemos hacer clic en el botón Registrar Pago.
Es importante seleccionar el diario de tarjeta de crédito cuando vayamos realizar el pago de la factura.
Estructura contable del asiento de factura y su pago.
Tras validar la factura y hacer el pago, la estructura habitual es la siguiente:
Un asiento de factura:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600000 (Gasto) | XX,XX€ | |
| 472000 (IVA Soportado) | XX,XX€ | |
| 400000 (Proveedores) | XX,XX€ |
Un asiento del pago de la factura:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 5201xx (Cuenta de tarjeta de crédito) | XX,XX€ | |
| 400000 (Proveedores) | XX,XX€ |
Conciliación entre diarios con comisión bancaria.
Una vez recibamos el cobro a final/principio de mes, introduciremos el extracto bancario en nuestro diario de banco.
Una vez realizado este paso, conciliaremos el diario de banco con el diario de tarjeta de crédito para compensar el saldo.
En el ejemplo hemos supuesto una comisión bancaria de 1€ que tendremos que asignar manualmente en el asiento antes de conciliar.
4 Plazos y términos de pago.
Para asegurarse de que los clientes/socios paguen sus facturas a tiempo es necesario especificar todas las condiciones en los términos de pago.
Los términos de pago generalmente se definen en documentos como las órdenes de venta y las facturas. Estos términos cubren:
- La o las fechas límite
- Descuentos por pago anticipado
- Cualquier otra condición del pago.
Un plan de cuotas permite a los clientes pagar una factura en partes con los importes y fechas definidas previamente por el proveedor.
Ejemplos
Pago inmediato
Se debe pagar la totalidad de la factura el día de su emisión.
15 días (o 15 días netos)
Se debe pagar la totalidad de la factura 15 días después de su fecha de emisión.
el día 21 del mes siguiente a la factura
Se debe pagar la totalidad de la factura antes del día 21 del siguiente mes a la fecha de su emisión.
30% Anticipo - Restante Al Fin del Mes Siguiente
Se debe pagar el 30% el día en el que se emita la factura. El balance restante se debe pagar al final del mes siguiente.
Nota: No hay que confundir los términos de pago con las facturas a plazos. Si para una orden en específico usted emite varias facturas a su cliente, entonces estamos hablando de una política de facturación, no de un término de pago ni de un plan de pago a plazos.
Configuración
Para crear nuevos términos de pago, siga los siguientes pasos:
- Vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Plazos de pago y haga clic en Nuevo.
- Ingrese un nombre en el campo Plazos de pago. Este campo es el nombre que se mostrará en la base de datos y que el cliente no verá.
- En el campo Descripción en la factura ingrese el texto que quiere que se muestre en el documento (orden de venta, factura, etc.).
- En la sección Términos agregue las reglas (términos) en las que se defina qué se debe pagar y para qué fecha(s). Al definir los términos calculamos de manera automática la o las fechas límite de pago, lo cual es muy útil al gestionar pagos a plazos (términos de pago con varios términos).Para agregar un término, haga clic en Agregar una línea, donde podrá definir el Tipo de deuda , el Valor y podrá llenar los campos apropiados para poder definir cuándo se debe de pagar el término. Para calcular las fechas de pago se toma en cuenta la fecha de la factura y primero se agregan los meses y después los días. Si activó la opción Fin de mes, la fecha de pago entonces será a final de ese mes, más cualquier cantidad de días después del fin de mes.
Truco: Si quiere es especificar un número de días antes del fin de mes, use un valor negativo en el campo Días después del fin de mes.
Usar términos de pago
Para definir los términos de pago puede usar el campo términos de pago en:
- Contactos: para configurar de manera automática términos de pago en las órdenes de venta y facturas de un contacto. Esto se puede modificar en el formulario del contacto, en la pestaña Venta y compra
- Cotizaciones/Órdenes de venta: para que de manera automática se configure un término de pago en todas las facturas que se generan de una cotización u orden de venta.
Para definir los términos de pago use el campo Fecha límite, com la lista desplegable Términos en:
- Facturas de los clientes: para configurar términos de pago específicos en una factura.
- Facturas de los proveedores: para configurar términos de pago específicos en una factura.
Asientos contables
Las facturas con términos de pago específicos generan diferentes asientos de diario. Cada fecha límite que se calculó tiene un apunte de diario.
Esto facilita los procesos de seguimiento y conciliación ya que Odoo toma en cuenta cada fecha límite y no solo el balance de la fecha límite. Esto también ayuda a obtener un reporte de cuentas antiguas por cobrar correcto.
5. Nominas
Los conceptos mostrados en la imagen adjunta, acostumbran a ser los más habituales en las nóminas de la plantilla. Podemos contemplar la retribución, el IRPF, los gastos que la nómina en cuestión conlleva para la empresa y la deuda que contraemos con la Seguridad Social.
En la imagen se puede apreciar que hemos seleccionado la fecha contable que tendrá este asiento (y sus correspondientes apuntes), además del diario en el que estarán incluidos estos movimientos
Crear un asiento contable en el módulo Facturación/Contablidad → Contabilidad → Asientos Contables → Asientos Contables.
Es muy importante seleccionar los impuestos correspondientes en los apuntes contables.
Odoo se basa en las etiquetas de impuestos de los apuntes para generar los informes contables y de la AEAT (303, 111, 347…).
No seleccionar los impuestos correspondientes dará lugar a inconsistencias.
NOTA: Cuando añadimos la etiqueta de los impuestos en el apunte de la 640, se crea automáticamente el apunte de la 4751 con un importe equivalente al 15%. Esto es calculado por defecto por Odoo y es un comportamiento habitual. Como cada nómina tiene un IRPF establecido (en la mayoría de casos es distinto al 15%) deberemos editar manualmente el importe del “Haber” en el apunte de la 4751.
¿Cómo se reflejan estos impuestos en el Modelo 111?
En caso de haberlo hecho correctamente, las casillas afectadas deberían quedar del siguiente modo:
Casilla [01] (Empresa)
Casillas [28] y [30] (Impuestos)
Casillas [02] y [03] (Impuestos)
