[CAT] Gestió SocietÀria
Suport
Diagrama general i explicació del fluxe
El registre de noves sòcies es realitza en tres etapes que inclouen 3 notificacions per correu electrònic a la candidata. Aquestes notificaciones es poden activar o desactivar i també personalitzar-se segons les necessitats de la vostra comunitat energètica. 
Sol.licitud
Hi ha tres formes diferents d’iniciar el procés:
Opció 1:
La candidata a sòcia completa un formulario web 
.
Opció 2:
- Un gestor de la cooperativa introdueix les dades de forma manual
.
Opció 3:
- Importació massiva des d’un fitxer extern
.
En qualsevol cas, Odoo enviarà un correu electrònic de confirmació de la sol·licitud (veure plantilla
A).
Plantilla correu electrònic
Validació
Les sol.licituds han de ser validades pel gestor de la cooperativa 
.
Aquesta validació genera tres processos en Odoo:
Es crea un document contable 
(deute) amb l’aportació al capital social prevista i queda en estat “Obert” (pendent de pagament) 
.
Si no existia abans d’ara, es genera una fitxa de contacte 
per a la futura sòcia, que obté l’estatus de “candidata a sòcia”.
S’envia un correu electrònic a la candidata 
amb el document de participació en el capital social de la cooperativa i les instruccions de pagament (veure plantilla B).
Plantilla correu electrònic B
Pagament
Periòdicament, els extractes bancaris vinculats al compte de la cooperativa s’han d’importar a Odoo 
(o bé codificar-se manualment 
) en el mòdul “Facturació” 
.
Això permet:
Conciliar els pagaments rebuts amb les sol.licituds de participació en el capital de les candidates.
Quan es registra el pagament:
La candidata es converteix en sòcia.
El sistema li assigna un número sequencial de sòcia.
S’envia un tercer correu a la nova sòcia (veure plantilla C).
Plantilla correu electrònic📄 C
Configuracions bàsiques
Desactivar eviaments automàtics de correus electrònics
Alta de Sòcies en la Comunitat Energètica
Registre de noves altes individuals
En aquesta secció es descriu com gestionar l’alta de nous membres a la vostra comunitat energètica.
¿Ja teniu sòcies registrades?
Si aquest és el vostre cas, és possible realitzar una importació inicial a partir d’una taula. Per a això, contacteu amb l’
equip de suport, que us acompanyarà durant tot el procés.
Opció 1: Formulari Online
El futur membre pot realitzar la sol.licitud de participació omplint un formulari en línia disponible a Odoo:
Exemple per a una persona privada:
Formulari d’alta
Ejemplo per a una empresa:
Formulari per a empreses
Aportacions diferenciades: personas físiques o jurídiques
Per defecte, a la configuració de cada CE es defineix una aportació única al capital social que serveix tant per persones físiques com jurídiques. No obstant això, és possible configurar aportacions diferenciades segons el tipus de persona.
¿Què fer si necessiteu aquesta configuració?
- Aviseu a l’ equip de suport.
- Indiqueu-ho en el formulari de dades d’adhesió📝.
¿Què implica aquesta configuració?
- Es crearan dos productes diferents, un per a persones físiques i un altre per a les jurídiques.
- Cada formulari generarà un alta distinta segons el cas :da
- A la configuració del producte (pestanya Informació aportació) serà necessari activar l’opció corresponent per tal que sigui vàlid únicament per al tipus de persona seleccionat.
Dades obligatòries: Tots els camps del formulari s’han de completar.
Validacions automàtiques:
Tant l’IBAN com el DNI/NIF seran verificats automàticament.
Si s’introdueix un NIF al formulari WEB, aquest serà reescrit sense puntuacions ni espais per tal d’evitar la creació de sòcies duplicades.
Notificació per Correu Electrònic
El sol·licitant rebrà un correu d’adhesió a l’entitat:
- Per a persones físiques: al correu electrònic del sol·licitant.
- Per a persones jurídiques: al correu electrònic de l’empresa i al del contacte registrat.
¿Com desactivar aquesta notificació?
Consulta com fer-ho aquí
Veure plantilla de correu electrònic (A)
Gestió al Backend
El resultat de completar el formulari serà visible al backend d’Odoo:
Mòdul Sòcies → Gestió d’aportacions → Subscripcions.
Opció 2: L’administrador de la cooperativa insereix les dades de forma manual
És possible gestionar la sol·licitud de participació manualment, sense haver d’utilitzar el formulari web. Aquest procés el realitza un dels administradors de la cooperativa amb permisos assignats 
.
Sol·licitar permisos: Per configurar els permisos d’usuari contacteu amb l’ equip de suport.
Passos per registrar una sol·licitud manualment
Des del mòdul Sòcies → Gestió d’aportacions → Suscripcions.
Feu clic al botó Crear 
.
Es mostraran tots els camps necessaris per la sol·licitud (els mateixos que al formulari web).
Cas 1: Persona privada
Camps a completar: Nom, Cognoms, NIF/CIF, etc.
Nota important: El camp Sòcia es completa automàticament si ja existeix una sòcia amb el mateix NIF/CIF.
Validació de NIF/CIF:
El sistema verifica el format del NIF/CIF. Si necessiteu comprobar-lo, podeu fer servir aquesta eina: Validador de NIF/CIF.
Si no coneixeu l’IBAN:
Feu clic a Saltar-se el control d’IBAN per poder validar la sol·licitud sense aquesta informació.
Cas 2: Entitat jurídica
Camps diferenciats:
- Els camps marcats en vermell es refereixen al representant de l’empresa.
- Els altres camps corresponen a l’empresa.
Aquest procés genera dos contactes:
- Un per la persona jurídica (empresa).
- Un altre per al seu representant com a persona física.
Si no coneixeu l’IBAN:
Feu clic a Saltar-se el control d’IBAN per poder validar la sol·licitud sense aquesta informació.
Finalitzar el registre
Feu clic a Guardar
Si la vostra comunitat distingeix entre persones físicas y jurídiques: és essencial seleccionar l’ aportació correcta vinculada al tipus de persona. Això garanteix una correcta assignació i evita errors administratius.
1.2 Validació
Al mòdul Sòcies → Gestió aportacions → Subscripcions
Les noves sol·licituds tenen l’estat Esborrany.
Feu clic a Validar la sol·licitud de subscripció.
La confirmació de la sol·licitud donarà lloc a la creació d’una petició de capital segons la informació proporcionada.
Després de la validació, ja no és possible editar la sol.licitud de subscripció.
S’enviarà al sol·licitant un correu electrònic amb la sol·licitud d’adhesió i la informació per al pagament del capital social. En el cas d’una persona jurídica, aquest correu electrònic s’envia tant al correu de l’empresa com al correu del contacte registrat.
Veure com desactivar-lo
Veure plantilla de correu electrònic (B) aquí
Tant a la sol·licitud com al membre s’agrega una pestanya que mostra la llista de les seves sol·licituds i el seu estat, Sol·licitud capital social:
Nou membre - persones jurídiques
En el cas de les persones jurídiques existeix una persona de contacte que figura a la sol·licitud de l’empresa. Un cop confirmada aquesta sol·licitud, es crearà un contacte al mòdul Contactes per a aquesta persona, a qui s’atorgarà la condició de representant legal de l’empresa, també accessible des de l’opció del menú Contactes/Representant de la companyia
Tots els representants de l’empresa són visibles mitjançant el menú Contactes/Representant de la companyia en el moment d’haver satisfet el pagament de les seves accions i, per tant, s’hagin convertit en membres efectius (i deixen de ser candidats).
Impossible confirmar la sol·licitud.
Si falten dades bancàries però desitgeu validar la sol·licitud, podeu marcar la cassella “Ometre verificació” en la sol·licitud:
1.3 Pagament
En aquesta fase, la persona passa de ser sol·licitant a membre.
Un cop registrat el pagament, se li atorga un número, apareixerà com membre efectiu i s’incorporarà al llibre de sòcies.
Si voleu recrear un històric, heu de registrar el pagament amb l’ordre adient, doncs el número de sòcia s’assigna de forma incremental per ordre de pagament.
Veure com desactivar-lo
Veure plantilla de correu electrònic (C) aquí
Hi ha diverses formes de registrar un pagament a Odoo:
Opció 1: si la comptabilitat es gestiona a Odoo
Si es realitza tota la comptabilitat a Odoo, és ideal importar regularment els extractes bancaris del compte bancari.
Per cada ingrés/despesa en el compte bancari, has de realitzar una conciliació amb un assentament comptable en Odoo.
Per obtenir més informació sobre gestió bancària, consultar el Tutorial: Gestión de la contabilidad, Registrar pago.
Opció 2: si la comptabilitat no es gestiona a Odoo
Per fer això: - Al mòdul Sòcies → Gestió aportacions → Registre de pagament
- Buscar la factura que correspon al sol·licitant.
- Fer clic a Registrar pagament.
- Seleccioni el mètode de pagament [manual] Manual entrant (inbound) i confirmeu Crear pagament. La factura ara figura en estat Pagada.
Si més endavant vol gestionar les transaccions bancàries amb Odoo, encara pot realitzar el registre real de la factura.
1.4 El sol·licitant es converteix en membre.
2. Incrementar aportació
Opción 1: la sòcia emplena un formulari online
La sol·licitud d’augmentar l’aportació la realitza la sòcia mitjançant un formulari en línia d’Odoo.
Aquest és l’exemple per a una persona privada:
Opció 2: l’administrador de la cooperativa ingresa les dades de forma manual
Segons el NIF / CIF, Odoo vincula automàticament la persona correcta que ja existeix a l’aplicació.
Si la casella Ja soc sòcia està marcada, ens hem d’assegurar que el tipus d’aportació sigui Incrementar número d’aportació en lloc de Nova sòcia.
Si aquest no és el cas, s’haurà de modificar la sol·licitud de participació (sempre i quan continuï en esborrany)
Busca el membre existent al camp Sòcia.
Tipus: Selecciona Incrementar número d’aportació.
Revisa manualment la sol·licitud abans de validar-la.
Si el pas anterior no s’ha realitzat correctament, és possible que es dupliqui el contacte a Odoo per a una mateixa persona. Consulta aquest punt per resoldre problema de duplicats.
Es crea una petició de capital en estat Obert
3. Devolució d’aportació de capital o Baixa de sòcia
Hem de tenir en compte que, per donar de baixa una sòcia, hem de realitzar dues operacions. Una és la devolució de l’import aportat i l’altra correspon a modificar la part societària per tal que no consti aquesta aportació.
3.1 Part societària
El procés econòmic no resta ni causa baixa de la sòcia de la llista de sòcies de la cooperativa. Per a això, s’ha d’anar al menú de Gestión aportacions ‣ Sol·licitud operació
- Crear
- Escollir l’opció Tipus d’aportació (Devolució)
- Buscar la sòcia y seleccionar-la
- Informar correctament el tipus d’aportació a retornar.
- Indicar el Número d’aportacions
- Asegurar-se que Import operació coincideix amb l’import total a retornar
- Guardar el deixa en Esborrany
- Publicar el passa a Fet i fa efectiva la baixa
S’ha de tenir en compte que aquest procés enviarà un correu a la cooperativa notificant la modificació de la participació. Per tant, es recomana desactivar les notificaciones de mail per evitar confondre les sòcies.
En aquest mòdul hi ha altres tipus d’operacions, com la Transferència o la Conversió que no apliquen dintre de la legislació Catalana. Es recomana que, mentre hi siguin disponibles, evitar fer-les servir.
3.2. Part econòmica
En el moment d’efectuar-se l’alta de la sòcia es va emetre una factura i, per tant, va quedar registrada al mòdul de comptabilitat. Per tal de retornar el capital a la sòcia, és necessari crear una factura rectificativa. Es seguiran els següents passos:
- Anar a l’opció Gestió d’Aportacions/Registre de pagament i buscar la factura de la sòcia.
- Obrir la factura i fer clik al botó Afegir factura rectificativa.
- Fer servir diari específic Capital Social, indicar la Raó “Baixa de la cooperativa” o el que es convingui i modificar la data si és necessari.
- Fer clik a Revertir
- Això crea un abonament en esborrany. En aquest moment es poden completar les dades que convinguin, com per exemple el mètode de pagament i la data. Quan tot estigui correcte, es pot Confirmar la factura.
- Una vegada s’hagi fet efectiu el retorn del capital social, s’ha de registrar el pagament de forma manual des del botó o bé, si mai es va arribar a pagar la factura d’origen, pot conciliar compensant amb la factura rectificativa.
4. Transferir aportacions de capital social a un altra persona (pot ser sòcia o no)
En el cas de que calgui fer un traspàs d’una aportació del capital social d’una sòcia a una altra persona cal generar una Operació de transferència. En el cas que la persona donant traspassi totes les seves aportacions es convertirà en una sòcia antiga (old cooperator). En cas contrari es mantindrà com a sòcia activa.
Cal tenir en compte que cal gestionar la part societària i la part comptable de forma independent.
La receptora de les participacions, en el cas de que no ser ja sòcia, es converteix automàticament en sòcia activa i se li assigna el següent número de sòcia disponible.
4.1 Part societària
Anar a Gestió d’aportacions ‣ Sol·licitut d’operació
- Crear
- Escollir l’opció Transferència a Tipus d’operació
- Buscar la sòcia donant i vincular-la
- Si la persona que rep les aportacions encara no ès sòcia, s’haurà de marcar el check El receptor/a no és sòcia. Es mostraran camps addicionals per ingresar al nou membre. (Si es dona el cas que ja existeix una fitxa de contacte d’aquest persona a l’Odoo, el procés en generarà una segona que caldrà fusionar amb la nova per a evitar duplicats.)
- En cas contrari, seleccioni la sòcia existent a la qual se li transferirà l’aportació en el camp Transferit vers.
- Informar correctament el tipus d’aportació a transferir.
- Indicar el Número d’aportacions
- Assegurar-se que Import operació coincideix amb el total que es vol transferir.
- Guardar per passar a Esborrany
- Publicar per passar-lo a Espera
- Aprovar ho deixa en estat Aprovat
- Executar, fa efectiva la transferència
Una vegada finalitzat, comproveu que l’estat dels socis sigui el que esperàveu.
4.2. Part econòmica
En el moment d’efectuar-se l’alta de la sòcia es va emetre una factura i, per tant, va quedar registrada al mòdul de comptabilitat. Per transferir el capital a la sòcia, és necessari crear un apunt comptable que reflexi la transferència. Es seguiran els següents passos:
- Anar a Facturació/Comptabilitat → Comptabilitat > Assentaments comptables
- Crear un nou assentament.
- Afegir una referència “Transferència de Capital social” o el que convingui i modificar la data si és necessari comptablement.
- Afegir una línia d’apunt comptable.
- Seleccionar el compte comptable 100000 Capital social, seleccionar l’empresa de la sòcia emisora, afegir una etiqueta “Transferència de Capital social”, per exemple i introduïr l’import a transferir en deure.
- Afegir una altra línia d’apunt comptable amb la sòcia receptora i l’import transferir en haver
L’assentament ha de quedar de la següent manera:
- Publicar